Google Docs para gestionar proyectos a distancia (actualización 23/6)

A veces las herramientas simples pueden ser de gran utilidad cuando no contamos con infraestructura en sistemas, problemas de tiempo o por no haber encontrado la herramienta "ideal" (existen muchos sistemas, pero a veces hacen más de lo que necesitamos y se vuelven complejos de usar).

Lo bueno de usar Google Docs es que te resuelve muchos problemas de forma muy simple, agregando una característica muy importante: se puede acceder remotamente desde cualquier navegador sin siquiera necesitar un servidor dedicado y su curva de aprendizaje es muy suave... ¿quién no sabe usar una planilla electrónica?

Fundamentalmente hay que usar un poco de imaginación y bien podremos aplicarlo para gestionar un proyecto web a distancia... como lo estamos haciendo ahora en la última tarea del curso a distancia de Análisis y Diseño Orientado a Objetos, aplicando técnicas de gestión ágil entre 4 personas ;-)

Aquí se puede visualizar la organización de la planilla, compartida entre 4 personas, donde tienes dos grandes divisiones que representan zonas de trabajo: el "Frontend" (la parte pública del sistema) y el "Backend" (la parte privada, el "admin" del sistema). Posteriormente agregamos el título de la tarea y una breve descripción de lo que involucra (no más, esto ayuda a dimensionar claramente lo que lleva hacer el sistema sin ambigüedades y costos ocultos).

Forma de trabajo

1. Una vez definidas las tareas macro, podemos empezar a agregar las tareas "micro" o sub-tareas, para llegar a afinar lo que hay que hacer, por ejemplo: al principio definimos una tarea "login" que era solo "involucra mostrar el formulario", pero luego lo extendimos porque nos dimos cuenta que además había que hacer "agregar validación por clave".
2. La idea es que las prioridades se definen de acuerdo a su aparición en la planilla, es decir, lo que está arriba es más importante que lo que está abajo. También pueden ver esto en las divisiones más grandes como Frontend y Backend, en este caso, como estamos siguiendo una "metodología ágil", nuestra prioridad es hacer entregables "visibles para el cliente", así que empezamos por el Frontend.
3. Para auto-organizarnos, cada desarrollador toma la tarea que quiere hacer de la lista (siguiendo el orden de prioridad) y luego la marca con "verde" y pone su nombre en la columna a la extrema derecha. Así, todos sabemos quién está haciendo qué y así podemos tomar la siguiente tarea, evitando "cuellos de botella" ya que no existe alguien que deba asignar tareas al equipo, siempre hay algo para hacer y evitamos tiempos muertos.
4. Una vez terminada, se colorea en "gris".
5. Si queda suspendida por algo, usaremos un color "amarillo".
6. etc.
   

Otra cosa que usamos son las solapas al pié de la planilla para agregar otras secciones en el proyecto, como links a documentación (también documentos web compartidos), separar los bugs de las funcionalidades, etc.

Lo bueno es que en un momento dado podemos estar varias personas a la vez en la planilla (desde distintos países) y todos vemos en el instante lo que pasa y hasta podemos usar el chat a la derecha para discutir algún tema en particular.

Todo con una simple planilla web.

Si lo quieres ver, también puedes hacer el documento público para que tu cliente siga los avances del proyecto ;-)

¿Qué más se te ocurre que podrías agregar? ¿algún otro sistema simple que uses y quieras compartir? ;-)

Actualización

1. Luis Artola, estimado colega, levanta el guante y hace un post comentado su experiencia usando Google Docs en la gestión de proyectos.